A intranet da sua empresa pode ser uma poderosa ferramenta de comunicação, quando dizemos pode, queremos dizer que nem sempre ela é utilizada de forma correta. Nos casos em que a intranet não é a principal forma de disseminar a informação, a sua organização ou empresa não está seguindo as práticas recomendas, geralmente porque não sabem que práticas são essas.

Como identificar uma intranet que não segue as melhores práticas?

As primeiras questões que devemos nos perguntar é, como é a aparência de uma intranet não útil? Como é o seu comportamento?
Veja se a sua intranet se enquadra em uma dessas categorias abaixo.

Intranet Velho Oeste: Quando trata de gerenciamento de conteúdo os usuários fazem o que querem, o conteúdo quase nunca é atualizado. Não está em conformidade com qualquer programção de gerenciamento de conteúdo ou informações. É uma “cidade fantasma” de intranet, com informações não úteis e sem colaboração. Conhecida como terra de ninguém.

Intranet Esquecida: Intranet? O que tem nela ou o que é isso? Os funcionários evitam usá-la porque não há nada disponível para manter as pessoas produtivas ou engajadas, por exemplo: os usuários não podem acessar o seu quadro de horários, seus holerites, não podem se inscrever em algum treinamento, não é compatível com dispositivos móveis, por isso ninguém pode usá-la em viagem ou quando está em casa.

Consequências de não seguir as melhores práticas

Quando a sua intranet não é utilizada da maneira correta a comunicação fica defasada e os riscos em relação a isso são grandes, e com danos reais.

Os funcionários não estão cumprindo os padrões, esses padrões variam para todos os setores. Veja alguns exemplos:

• Nas organizações de saúde, pode acontecer que uma dose errada da medicação seja administrada.

• Na fabricação e energia, podem não seguir os procedimentos de segurança do equipamento. Seguir conteúdo incorreto ou desatualizado pode fazer com que alguém se acidente.

• Os funcionários não estão cumprindo as políticas que protegem a si e sua organização, incluindo contratação, rescisão, assédio sexual e políticas de segurança. Nesse caso, o descumprimento pode causar multas e ações legais.

• Os funcionários não podem ser produtivos, colaborar e se envolver quando e onde quiserem, fazendo com que fiquem aquém das metas organizacionais.

• Recursos, pessoas e dinheiro são tirados de outras prioridades e utilizadas em uma ferramenta sem qualquer retorno sobre o investimento (ROI).

Essas ramificações são preocupantes, pois podem causar danos às pessoas ou à empresa … ou ambos. É por isso que é vital manter-se sempre alerta com sua intranet, seguindo as práticas recomendadas.

Transforme a intranet da sua Empresa
Além de proteger as pessoas e sua empresa, as intranets podem ser poderosos veículos de comunicação de mão dupla que educam e envolvem uma força de trabalho produtiva. Elas podem servir como força de trabalho quando e onde quiser, liberando-as para aumentar a produtividade.

Veja algumas das melhores práticas para seguir:

Construa uma coalizão
Várias pessoas se importam com a intranet mais do que você imagina, a intranet vai além de TI e Comunicação Corporativa, outros grupos tem grande interesse em utiliza-la, tais como:

• Recursos Humanos: Comunicar benefícios, mudanças de políticas, práticas de contratação, procedimentos de rescisão, etc…
• Treinamento e Desenvolvimento Organizacional: Anunciar aulas e fornecer material, incluindo vídeos, apostilas, documentos, etc…
• Gerentes: Os gerentes querem garantir que estejam atendendo aos padrões de auditoria para reter informações e registros. Gerentes de qualidade podem estar garantindo que a intranet atenda a vários padrões, incluindo a ISO. Gerentes de projetos específicos que precisam se comunicar sobre projetos importantes para as metas e estratégias organizacionais.

Isso são apenas alguns exemplos, a sua organização tem muitas pessoas que estão ansiosas para comunicar informações e precisam de um local adequado para armazenar esse conteúdo. Muitos têm interesse na intranet. Faz sentido envolvê-los.

Defina gestores de conteúdo
Como todos em sua organização se preocupam com seu próprio conteúdo e com a comunicação de informações, a equipe de Comunicações não precisa redigir todas as páginas da intranet. Além disso, a TI também não deve atualizar as informações toda vez que houver uma atualização. Isso é um desperdício de recursos (pessoas e dinheiro).

Ao invés disso, conte com as pessoas ou áreas que têm o conteúdo para adicionar informações e fazer alterações. Deve ser fácil para as pessoas de vários departamentos, que possuem o conteúdo, entrar e atualizar elas mesmas, usando blocos de conteúdo com facilidades de arrastar e soltar, sem necessidade de conhecimento técnico em HTML ou alguma ferramenta específica.

Os fluxos de trabalho podem garantir que as informações não sejam apenas atualizadas, mas também fáceis de ler, concisas e gramaticalmente corretas.

Governança da Intranet
A governança da intranet garante que a intranet seja mantida atualizada. Políticas, procedimentos, informações gerais, aplicativos de terceiros – devem ter seus proprietários, programações e muito mais. Geralmente a governança começa com um grupo principal de gerenciadores de conteúdo.

Torne-a útil, interessante e iterativa
As Intranets devem ser um local onde os funcionários possam ser produtivos, não importa onde estejam. Trabalhadores que estão em um canteiro de obras, vendedores em movimento, funcionários nas áreas de distribuição devem ser capazes de obter informações a qualquer momento. Mais do que isso, aqueles que trabalham em casa devem poder trabalhar quando são mais produtivos. Ter acesso à intranet usando qualquer dispositivo – smartphone, tablet, laptop ou desktop – faz parte dessa estratégia.

Além disso, o conteúdo da intranet deve informar e envolver os funcionários (como solicitações de férias, reembolso de despesas, etc.), treinamentos, devem estar disponíveis quando necessário.

A intranet deve ser interessante e não simplesmente um local cheio de procedimentos e processos que devem ser acessados, experimente trazer algo que atraia o colaborador a acessá-la como uma enquete, um classificado (uma OLX corporativa), um fórum para debate de ideias. Pense nisso!

Conte conosco
Seguir essas práticas recomendadas sobre intranet em sua empresa pode fazer uma enorme diferença.

Podemos transformar sua intranet em um local movimentado e animado, onde as pessoas podem ser produtivas, compartilhar informações e colaborar. Também pode ser uma ferramenta útil quando é atualizada regularmente. Quando isso acontece, você tem outro veículo de comunicação para alavancar e alcançar mais pessoas e capacitá-las a atingir as metas organizacionais.

Tem dúvidas em como realizar essas ações? Por onde começar?

Conte com a Tecnisys para apoiar, desenvolver, e o que mais for preciso para tornar a sua Intranet em uma ferramenta de trabalho.

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Por: Jefferson Almeida